Статьи

Що таке апостиль документів і навіщо він потрібен


Присвятивши безліч матеріалів проблемам легалізації іноземців у Польщі, ми кожен раз вказували на списки необхідних документів. Зрозуміло, більшість із них була видана за межами РП і оформлена не польською мовою. Для визнання цих документів і проводиться процедура апостилювання, про яку буде розказано в цій статті.

Апостиль

ЗМІСТ

  1. Що таке апостиль документів?
  2. Де можна поставити?
  3. На яких документах потрібен спеціальний штамп, що засвідчує справжність підпису?
  4. Для яких країн не потрібна легалізація іноземних документів?

4.1. Країни, які вимагають проставляння одного апостилю

4.2. Подвійний апостиль

4.3. Апостиль документів з подальшим консульським підтвердженням

  1. Проставляння апостилю на оригінал або копію
  2. Як зробити апостиль самостійно?

Крок 1. Готуємо необхідні документи

Крок 2. Їдемо до Києва? Не завжди!

Крок 3. Подаємо папери

Крок 4. Терміни

  1. Особливості апостилювання старих документів
  2. Вартість апостилю та перекладу для Польщі в Україні
  3. Причини відмови в проставленні апостилю
  4. Засвідчення в порядку консульської легалізації

Що таке апостиль документів?

Апостиль – це форма визнання документа, виданого за кордоном країни використання. Процес відбувається на підставі міжнародних угод і може мати різні форми.

Суть процедури – в підтвердженні відповідними організаціями справжності документа, вірності підпису та інших параметрів. Результатом апостилювання є спеціальний штамп, який підтверджує юридичну силу паперу на території іноземних держав.

Зверніть увагу, що в деяких випадках апостиль запевняє документ, але не дає права використовувати його за призначенням без додаткових процедур. Наприклад, дипломи про освіту можуть зажадати нострифікації в РП.

Де можна поставити?

Отже, хто робить? Процесом займаються державні органи, при цьому у кожного з переліченого нижче установи своя сфера діяльності.

Наприклад, на території України процедуру проводять:
  • У Мін’юсті – ставлять печатку на акти цивільних станів і нотаріальні документи.
  • У Міністерстві освіти – ставиться штамп на все, що пов’язане з роботою цього відомства.
  • У МЗС – інше, що не ввійшло в два попередні пункти (по лініях медицини, МВС, ОВІР, ЗАГС тощо).

Існує і безліч посередницьких організацій, що надають послуги проставляння апостилю. Ціна процедури у них дорожче, але відбувається все більш оперативно.

Наша порада: звертайтеся тільки до тих юридичних фірм, позитивні відгуки про які підтверджені вашим досвідом або досвідом знайомих, яким ви довіряєте. В іншому випадку можна нарватися на шахраїв.

На яких документах потрібен спеціальний штамп, що засвідчує справжність підпису?

Апостилюванню підлягає більшість документів. Зокрема:

Про освіту:

  • атестати про повну загальну середню освіту;
  • дипломи про вищу освіту;
  • свідоцтва, сертифікати та інші, пов’язані зі сферою освіти.

Про громадянські стани (видані органами ЗАГС):

  • свідоцтво про шлюб;
  • свідоцтво про народження;
  • свідоцтво про розірвання шлюбу та інші аналогічні.

Складені у нотаріуса:

  • доручення;
  • дозволи;
  • заяви та ін.;

Також документи, що вимагають отримати апостиль, ділять на:

  • приватні (видані конкретним фізичним особам);
  • юридичні (видані фірмам: статути, договори тощо).

Про вимогу апостилювання конкретного документа краще дізнаватися заздалегідь на польській стороні. Якщо немає такої можливості, рекомендуємо провести процедуру, тому що зробити це в Польщі може бути важко.

Для яких країн не потрібна легалізація іноземних документів

Взаємне визнання апостилю проводиться країнами на підставі міжнародних угод, зокрема відповідно до Гаазької конвенції (підписана в Гаазі в 1961 році; з початку 2000-х до неї приєдналися багато країн СНД і Польща).

Визнання відбувається неоднаково для різних країн.

Існують держави, між якими можливо:
  1. Просте (одиничне) апостилювання – досить проставити апостиль.
  2. Подвійне апостилювання – коли документу потрібний і апостиль, і присяжний переклад, який, в свою чергу, також необхідно апостилювати.
  3. З консульським підтвердженням – це щось середнє між двома попередніми: документу потрібно апостиль і присяжний переклад, для запевнення якого досить консульської печатки.

Розглянемо докладніше, які країни вимагають своєї форми апостилювання щодо громадян України.

Країни, які вимагають проставляння одного апостилю:

Австралія

Ісландія

ПАР

Азербайджан

Іспанія

Польща

Албанія

Казахстан

Російська Федерація

Андорра

Китай (тільки Гонконг і Макао)

Румунія

Антигуа і Барбуда

Кіпр

Самоа

Аргентина

Колумбія

Свазіленд

Вірменія

Корея

Сейшельські острови

Багами

Латвія,

Лесото

Сент-Вінсент і Гренадіни

Барбадос

Литва

Сент-Кітс і Невіс

Беліз

Ліберія

Сент-Люсія

Білорусь

Ліхтенштейн

Сербія і Чорногорія

Болгарія

Люксембург

Словацька Республіка

Боснія і Герцеговина

Маврикій

Словенія

Ботсвана

Македонія

США

Бруней

Малаві

Суринам

Венесуела

Мальта

Тонга

Гондурас

Маршаллові острови

Тринідад і Тобаго

Гренада

Мексика

Туреччина

Греція

Молдова

Угорщина

Грузія

Монако

Україна

Домініканська Республіка

Чорногорія

Федеративна Республіка Німеччина

Еквадор

Намібія

Фіджі

Ель-Сальвадор

Ніуе

Фінляндія

Естонія

Нова Зеландія

Хорватія

Ізраїль

Норвегія

Чеська Республіка

Індія

Острови Кука

Швеція

Ірландія

Панама

Японія

Бурунді

Чилі

Бразилія

Марокко

Парагвай

Косово

Подвійний апостиль

До цієї категорії входять:

Австралія

Австрія

Бахрейн

Бельгія

Бразилія

Бурунді

Великобританії

Греція

Данія

Зеландія

Ізраїль

Ірландія

Ісландія

Кіпр

Корея

Косово

Люксембург

Мальта

Марокко

Мексика

Монако

Нідерланди

Нікарагуа

Нова

Норвегія

Оман

Парагвай

Португалія

Туреччина

Фінляндія

Чилі

Швейцарія

Швеція

Еквадор

Японія

Апостиль документів із подальшим консульським підтвердженням

Нагадаємо, мова йде про апостилювання самого документа, отримання його присяжного перекладу і засвідчення останнього в консульстві РП. До таких країн належать Чехія, Італія, Франція, Іспанія. Під консульською легалізацією розуміють іншу складну процедуру – легалізацію документів між країнами, що не підписали Гаазьку конвенцію. Про це йтиметься нижче.

Проставляння апостилю на оригінал або копію

Відповідно до законів, апостилювати можна як оригінал, так і копію документа, якщо нормативні акти не передбачаються іншого. У цьому «якщо» найчастіше міститься головна трудність. Розберемо питання докладніше.

Апостиль ставиться на оригіналах документів про освіту, нотаріальних документів, довіреності, заяви, документів державних служб (податкової, МВС, МРЕВ, міграційних служб тощо), медичних документів (довідки, виписки тощо).

Апостилюються тільки копії:
  1. Видані дипломатичними відомствами.
  2. Пов’язані з проведенням комерційних і/або митних процедур.
  3. Видані на території колишнього СРСР у період його існування.

На такі документи робиться копія (дублікат), засвідчується нотаріально, і вже вона апостилюється.

Дуже важливо знати нюанси внутрішнього законодавства своєї країни. Наприклад, український внутрішній паспорт може бути апостильований в оригіналі, тоді як російський за будь-яку несанкціоновану позначку (у т. ч. апостиль) може бути визнаний недійсним на території РФ. Тобто завіряється виключно копія російського внутрішнього паспорта!

Як зробити апостиль самостійно?

Крок 1. Готуємо необхідні документи

Насамперед необхідно визначитися:

  1. Чи потрібний апостиль?
  2. Завіряється оригінал чи копія (якщо копія, то робимо її і оформляємо)?
  3. Чи потрібен переклад (в разі необхідності, проводимо цю процедуру з присяжним перекладом).
  4. Який тип апостилювання необхідний: простий, подвійний або з консульським підтвердженням.
  5. Визначаємо організацію, яка буде проводити апостилювання: Міністерство юстиції, освіти або закордонних справ (види документів, якими займаються ці установи, див. вище).

Крок 2. Їдемо до Києва? Не завжди!

Усі міністерства, як правило, розташовані в столицях.

Однак не в кожному випадку доведеться йти туди:
  1. Міністерство юстиції делегувало ці повноваження деяким РАЦС. Для початку дізнайтеся, чи проводить апостилювання найближче до вас відділення.
  2. Міносвіти проводить апостилювання через окрему організацію Інформаційно-іміджевий центр. Розташована вона в Києві, але деякі документи можна підтвердити через кур’єра. Це варто окремих грошей, але, як правило, вигідніше поїздки в столицю. Подробиці можна дізнатися на їхньому сайті.

Там же можна завантажити бланк «Згода на обробку даних» і підписати його заздалегідь. Особливо це актуально, якщо прийнято рішення їхати самостійно, а документи везуть за кількох людей (подружжя, діти тощо) – підписані ними Згоди повинні бути на руках.

МЗС видає довідки тільки при особистій присутності. У цьому випадку їхати доведеться. Однак їхня робота найбільш оперативна, і в разі звернення в першій половині дня часто до вечора все вже готово. Графік роботи нерідко змінюється, тому краще уточнювати його на сайті міністерства перед поїздкою.

Крок 3. Подаємо папери

Отже, ми визначилися, що подаємо, в якому вигляді та куди. Залишається відправитися документи на місце або відправити заявку поштою/кур’єром. Оплата мита та інших послуг здійснюється на місці, в найближчому відділенні банку, проте в деяких випадках гроші можуть взяти і т. зв. післяплатою, тобто при отриманні готових документів в поштовому відділенні.

Крок 4. Терміни

Максимальний термін розгляду заявки встановлено законом і становить 5 робочих днів. Однак у випадках, якщо потрібно детальна перевірка, виконати яку важко, термін може бути продовжений до 20 днів. Плюс додайте час на доставку. Майте це на увазі, плануючи поїздки.

При цьому на практиці все відбувається швидше, а в разі МЗС і зовсім можна вкластися в один день. Зверніть увагу, така оперативність – воля, але не обов’язок міністерства. У разі великої завантаженості термін розгляду може бути збільшений.

Особливості апостилювання старих документів

Усі документи, видані на бланках, які не відповідають чинним сьогодні зразкам, повинні бути замінені на дублікати на бланках, що відповідають законодавству. Саме ці дублікати і підлягають апостилюванню.

Вартість апостилю та перекладу для Польщі в Україні

Офіційно встановлена ​​вартість апостилю – 51 гривня. Однак деякі міністерства застосовують практику термінового оформлення, що підвищує вартість процедури. Також окремо оплачуються поштові, кур’єрські та інші послуги.

Причини відмови в проставленні апостилю

Головна підстава більшості відмов – неможливість перевірки документа. Причин такої неможливості може бути безліч.

Основні з них:
  1. Не вдалося зв’язатися з нотаріусом, який видав документ.
  2. Організація, що видала документ, не відповіла на запит міністерства.
  3. Організація не відповіла у встановлені терміни (запізнилася з відповіддю).

Друга за частотою підстава відмови – невірно підготовлені документи. Це можуть бути звичайні копії замість завірених, надання паперів, що не підлягають апостилюванню, тощо.

У другому випадку рішення просте – надати всі в правильному форматі. За умови відсутності відповіді доведеться потрудитися. Краще самостійно звернутися в установу, попросивши прискорити відповідь. Далі рекомендується зв’язатися з міністерством і проконтролювати отриманий результат запиту. І тільки після цього подавати заявку заново. Можливо, у цих випадках краще вдатися до послуг посередників.

Засвідчення в порядку консульської легалізації

Ця процедура призначена для країн, що не підписали Гаазьку конвенцію. Польща і Україна (а також інші країни СНД) до таких країн не належать, тому опишемо процес в загальних рисах.

В основному він зводиться до чотирьох етапів:
  1. Нотаріальне завірення документа і його перекладу.
  2. Підтвердження документа в уповноваженого державою нотаріуса (як правило, при міністерстві).
  3. Підтвердження в профільному міністерстві.
  4. Підтвердження в консульстві держави, де документ необхідний для пред’явлення.

Апостиль дуже важливий, а часто і необхідний. Можливо, це не найпростіша процедура, але виконати її під силу практично кожному. Прорахуйте заздалегідь, які потрібні документи, куди звертатися, що приготувати, в які терміни потрібно вкластися, і процес виявиться не таким «страшним», як здавався спочатку.