Производство

Вакансии помощник руководителя за границей: требования к профессии


Личный помощник руководителя – это профессия, которая требует чёткого исполнения заданий и поручений руководства. Вакансию помощника руководителя занимают женщины или мужчины с высшим образованием. Получить вакансию личного помощника руководителя за границей нелегко. Это зависит не только от профессионализма, но и от черт характера соискателя. Должна быть психологическая совместимость между руководителем и секретарём.

Работа личным помощником за границей

В большинстве случаев при собеседовании требуют подтверждение опыта работы от 2 лет.
Занять вакансию личный помощник для руководителя за границей можно, пройдя конкурсный отбор. Кандидаты на вакансии личного помощника руководителя за границей должны быть профессионалами со стажем минимум 2 года.
Помощнику руководителя, надо знать:

  • нормативную документацию, касающуюся деятельности компании;
  • уставы и прочие требования по делопроизводству;
  • состав руководителей всех подразделений и вышестоящее руководство в лицо и по имени;
  • устройство производства компании.
  • способы создания и корректировки документации;
  • систему и нормы организационных и распорядительных документов;
  • примеры и правила оформления и заполнения деловой документации, деловой этикет;
  • умение пользоваться офисными программами;
  • знание трудового распорядка внутри компании;
  • номенклатуру внутреннего документооборота компании;
  • планировать своё рабочее время и время руководителя;
  • организовывать совещания, поездки, встречи;
  • работать со входящей корреспонденцией;
  • иметь приятный тембр голоса и внешность;
  • английский язык или язык страны.

Личному помощнику руководителя приходится заниматься бытовыми и административными вопросами.

Разные варианты вакансий поощников на этой странице.

Личные качества помощника руководителя

Руководитель старается найти себе помощника под свой характер и вакансию подбирает под себя. Тут нет ничего удивительного, ведь ему надо каждый день общаться с секретарём. Поэтому на вакансию личного помощника руководителя подбирают кандидатов с такими качествами:

  • секретарь должен быть коммуникабелен не только с шефом, но и с клиентами, посетителями, сотрудниками;
  • исполнительным без пререканий с начальством;
  • дипломатичным и сдержанным в стрессовых ситуациях;
  • уметь принимать решения и брать ответственность на себя в пределах должностной инструкции и компетентности;
  • обладать организаторскими способностями;
  • придерживаться нормативов охраны труда, пожаробезопасности, а также правил санитарных требований;

Секретарь руководителя подчиняется своему непосредственному начальству или руководящему составу компании в соответствии с должностной инструкцией.


Советы: соискателю надо искать вакансии помощника руководителя в компаниях за рубежом, имеющие свои отделения в бывших странах СНГ.

Должностные обязанности личного помощника руководителя, секретаря

Помощник руководителя, секретарь должен вести документацию, которая поступает на рассмотрение управляющего и готовить ответы на письма.
Специалисту требуется вести делопроизводство при помощи компьютера, предоставлять готовые документы начальству на проверку, готовить ответы на входящие письма, запросы.
Он обязан получать всю документацию, которая требует личной подписи руководителя. Занимается оформлением документации для эффективной работы непосредственного начальства.

Работа секретарём
Личный помощник руководителя, занимается редактированием и рассмотрением документов на подпись. Секретарь, занимающей вакансию, обязан организовывать и проводить переговоры по телефону, вести запись информации, если начальника нет на рабочем месте и доносить информацию до руководящего состава вовремя. Также важной обязанностью является получение факсов, и прочих сообщений.
Секретарь руководителя занимается ответами на запросы, письма, если распорядился управляющий. Создаёт сообщения, заявки по желанию начальника. Личный помощник для руководителя проводит организационные действия по подготовке собраний, конференций, заседаний, следит за сбором и оповещением участвующих лиц. По завершении собрания, весь материал заносится в архив данных.
Контролирует выполнение работниками учреждения указов, распоряжений. Следит за выполнением сроков, указаний или поручений управляющего, находящиеся на контроле. Помощник наблюдает за рабочим процессом, соблюдением правил, которые были установлены начальством, исполнением заданий без опоздания.
За помощником руководителя могут закрепить обеспечение принадлежностями необходимых для рабочего места начальника. Создаёт условия для эффективного и продуктивного рабочего процесса управляющего.
Заполняет служебные материалы и заносит полученную информации базу. Помощник организовывает приём и рассмотрение предложений и пожеланий, предоставляемые работниками и докладывает о них руководителю.
В указанное время создаёт необходимые документы, после чего они архивируются и передаются в архив, а также сотрудник несёт ответственность за их сохранность.
Приводит в действие служебные задания, установленным руководителями.

Секретарь отвечает за:

  • невыполнение или превышение полномочий, согласно трудовому кодексу;
  • нарушение правил внутреннего распорядка, утверждённых на предприятии;
  • причинённый ущерб компании, согласно кодексу трудового законодательства страны.

Сборник, требований к помощнику руководителя, выявленный в интернете

Смотрите на жизнь с юмором и вакансия помощник руководителя секретарь не будет казаться слишком сложной.

Помощник руководителя должен:

  • быть дипломатом (не посылать настырного посетителя подальше напрямую);
  • быть исполнительным (если надо что-то достать среди ночи, значит надо);
  • уметь держать язык за зубами (хорошее правило, подходит для всех);
  • знать программы MS Project и MS Excel МS Office Word, Power Point (контроль выполнения заданий для секретаря это всё); 
  • встреча и приём посетителей офиса (делать вид будто вы их знаете 100 лет);
  • умение правильно достигать поставленных целей (добиваться целей любыми способами);
  • позитивный взгляд на жизнь, наличие чувства юмора (быть готовым уйти с высоко поднятой головой);
  • ответственность (не отнекиваться и признавать собственные ошибки);
  • обучаемость (могут нагрузить дополнительной работой);
  • способность взаимодействия в коллективе (участвовать в корпоративах);
  • хорошо поставленная грамотная речь (не путать времена в предложениях);
  • опрятный вид (контролировать пуговицы, особенно в брюках и декольте);
  • быть активным (самому искать работу и не ждать когда дадут поручение); 
  • грамотным (знать где ставятся запятые в деепричастных оборотах);
  • организованным (собраться на выезд за 2 минуты);
  • исполнительным (не забывать поручения шефа);
  • порядочным (не закладывать сотрудников шефу);
  • внимательность (контролировать все ли пуговицы у шефа застёгнуты);
  • коммуникабельность (поддерживать разговор, даже если не хочется);
  • пунктуальность (приходить вовремя на работу и уходить после шефа);
  • умение работать с большим объёмом информации (видимо завал, сотрудников не хватает);
  • презентабельная внешность (быть похожим или на киноактёра, или на профессора);
  • базовые знания Photoshop (шеф любит вставлять картинки в письма);
  • навыки работы в режиме мульти задачности (делать всё что скажут);
  • свободное владение английским языком (шеф не знает английского);
  • бронирование билетов, гостиниц (придётся ездить в командировки);
  • приём посетителей, приготовление чай, кофе для гостей и руководителя (святая обязанность секретаря);
  • решение административных вопросов (следить за наличием мыла, туалетной бумаги, бытовой химии, проверять работу уборщицы);
  • круглосуточной доступности мобильной связи (шеф не помнит где, что положил).

И за выполнение всех этих требований фирма обещает комфортные условия труда и некоторую сумму денежных знаков в условных единицах.


Выводы: Эта работа тяжёлый труд влияющий на нервную систему. Поэтому заработная плата личного помощника секретаря руководителя вакансии стартуют от 1000 евро.